Multi Site Quality Management Specialist (m/w/d)

Heidelberg Engineering entwickelt nachhaltige Lösungen für die Augenheilkunde, die es Ärzten ermöglichen die Patientenversorgung zu verbessern. Die eingesetzten Technologien für Bildgebung und Healthcare-IT werden ständig optimiert und weiterentwickelt. Seit der Gründung im Jahr 1990 arbeitet das Unternehmen mit Wissenschaftlern, Ärzten und Industriepartnern daran, den klinischen Nutzen von innovativen Produkten zu maximieren.

Multi Site Quality Management Specialist

Heidelberg Engineering GmbH • Heidelberg

Verantwortungsbereich:

• Operative Unterstützung des Multi-Site QMS.
• Erstellung und Pflege von SOPs, Work Instructions, Formularen und Qualitätsaufzeichnungen.
• Koordination qualitätsbezogener Aktivitäten mit internationalen Standorten und zentralen Fachabteilungen.
• Erfassung, Konsolidierung und Überwachung von Qualitäts- und Betriebsdaten.
• Unterstützung bei der Nachverfolgung von Complaints, PMS- und Field Safety-Informationen.
• Unterstützung bei Audits, Schulungen und

1. QMS-Dokumentation & Implementierung (Multi-Site)

• Erstellung, Aktualisierung und Pflege von SOPs, Work Instructions und QMS-Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen zur Dokumentation und Standardisierung operativer Prozesse.

• Unterstützung bei der Dokumentenlenkung, Schulungen und Implementierungsaktivitäten.

2. Qualitätsdaten & Monitoring

• Erfassung und Konsolidierung von Qualitätsdaten und operativen Aufzeichnungen der internationalen Standorte.
• Pflege von Trackern, Qualitäts-KPIs und regelmäßigen Berichten.
• Nachverfolgung fehlender Informationen, offener Maßnahmen und Dokumentationslücken.

3. PMS & Field Safety Support

• Erfassung von Complaint-, PMS- und servicebezogenen Informationen der lokalen Standorte.
• Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Field Safety-Aktivitäten.
• Sicherstellung der zeitnahen Kommunikation und Eskalation potenzieller Qualitäts- oder Produktsicherheitsprobleme an die zuständigen Fachabteilungen.

4. Multi-Site Koordination & kontinuierliche Verbesserung

• Koordination mit lokalen Qualitätsverantwortlichen und zentralen Fachabteilungen.
• Unterstützung bei der Auditvorbereitung, CAPA-/NC-Nachverfolgung und Qualitätsverbesserungsmaßnahmen.
• Überwachung zugewiesener Maßnahmen und Unterstützung einer einheitlichen QMS-Implementierung an allen Standorten.

5. Weisungsbefugnisse

• Koordination zugewiesener QMS-Aktivitäten und Anforderung relevanter Qualitätsaufzeichnungen.
• Nachverfolgung offener Maßnahmen und Dokumentationsanforderungen.
• Eskalation qualitätsrelevanter Themen an den Multi-Site QA/RA Manager.

Professional Erfahrung/ Kenntnisse

• Idealerweise 1–3 Jahre Berufserfahrung im Qualitätsmanagement oder in der Qualitätssicherung.
• Grundkenntnisse der ISO 13485.
• Erfahrung im Umgang mit SOPs, Work Instructions und Dokumentenlenkung.
• Erfahrung mit internen und/oder externen Qualitätsaudits ist erforderlich.
• Gutes Verständnis technischer und operativer Prozesse.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Word.
• Erfahrung mit M365-Tools sowie Grundkenntnisse in Projektmanagementmethoden und -tools sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Medizinprodukteindustrie ist von Vorteil.

Kenntnisse und Kompetenzen

• Strukturierte, detailorientierte und organisierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dokumentationsfähigkeit und analytische Kompetenzen.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und bereichsübergreifende Koordinationskompetenz.
• Proaktive, zuverlässige Arbeitsweise und hohe Lernbereitschaft.
• Fähigkeit zur selbstständigen Bearbeitung zugewiesener Aufgaben.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Zusätzliche wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung im Umgang mit eQMS oder Dokumentenmanagementsystemen.
• Kenntnisse im Qualitätsdatenreporting sowie in PMS- oder Complaint-Prozessen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams.

• Attraktive, leistungsorientierte Vergütung
• Großzügiges Mobile Work-Modell & flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub plus Weihnachten & Silvester frei (bei 5 Tagewoche)
• Bezahlte Kinderkrankentage
• Betriebliche Altersvorsorge & Gruppenunfallversicherung
• Jobticket-Zuschuss & Bikeleasing zur privaten Nutzung
• Fitnesszuschuss (z. B. Urban Sports Club, Pfitzenmeier, Venice Beach, FitBase)
• Individuelle Fort- und Weiterbildung inkl. digitaler Lernplattform
• Corporate Benefits mit attraktiven Mitarbeiterrabatten
• Tiefgaragenstellplatz & Fahrradkeller
• Regelmäßige Mitarbeiterevents, Jubiläumspräsente
• Kostenfreie Getränke & Obst
• Offene DU-Kultur und ein wertschätzendes, kollegiales Miteinander
• Präsente und Feiern zu Firmenjubiläen
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen

Unsere Benefits

Betriebliche Altersvorsorge:

Mit einem attraktiven und flexiblen Angebot unterstützen wir Sie bei der Altersvorsorge, sodass Sie gelassener der Zukunft entgegensehen können.

Bikeleasing:

Ob E-Bike oder City-Rad – erwerben Sie bei uns Ihr neues Firmenfahrrad – auch zur privaten Nutzung – im Rahmen unseres Bikeleasing Angebots. Damit unterstützen wir die globale CO2 Neutralität.

Familienunternehmen:

Unsere Unternehmenskultur bietet ein internationales Umfeld mit einem familiären Betriebsklima, in dem Sie sich mit Ihren Skills einbringen können.

Feedbackgespräche:

Eine konstruktive, reziproke und kontinuierliche Feedbackkultur sehen wir als wichtige Grundlage für Ihre nächsten Entwicklungs- und Karriereschritte. Sie trägt zu unserer offenen, transparenten und vertrauensvollen Unternehmenskultur bei und stellt somit ebenfalls einen unternehmerischen Erfolgsfaktor dar.

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten:

Lebenslanges Lernen und kontinuierliches Weiterbilden gehört zu den Erfolgsfaktoren in dem dynamischen Umfeld, in dem wir agieren. Daher ermöglichen wir Ihnen Zugang zu unserer digitalen Lernplattform, sodass Sie jederzeit Ihre fachlichen, sozialen, methodischen und persönlichen Skills erweitern können.

Frisches Obst und kostenfreie Getränke:

Eine wöchentliche frische Obstlieferung und kostenfreie Getränke vor Ort bieten Ihnen einen guten Start in den Tag und versorgen Sie mit gesunder Energie. Auch dem Austausch mit Ihrem Team während der Kaffeepause steht dabei nichts entgegen.

Halten Sie sich fit:

Mit unserem Fitnesszuschuss für Pfitzenmeier, Venice Beach, FitBase und Urban Sports Club möchten wir Ihre Gesundheit unterstützen. Durch die Bandbreite an Fitnessstudios, Kursen und Standorten gibt es für Sie eine große Auswahl an Sportprogrammen.

Jobticket:

Sie sind mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs? Gerne unterstützen wir Sie dabei mit unserem Zuschuss zum Jobticket und fördern dabei auch den ökologischen Gedanken.

Jubilare:

Zur Wertschätzung unserer Mitarbeitenden gibt es individuelle Aufmerksamkeiten zu Firmenjubiläen sowie Pensionierungen, um diese besonderen Anlässe zu würdigen.

Moderne Arbeitsbedingungen:

Wir bieten flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis, 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche) sowie zusätzliche Sonderurlaubstage für besondere Anlässe.

Onboarding Prozess:

Für Ihren optimalen Start bei Heidelberg Engineering gestalten wir für Sie einen individuellen Einarbeitungsplan, sodass Ihrem erfolgreichen Onboarding nichts im Wege steht.

Parken

Ob mit dem Rad, Roller oder Auto – unsere kostenlosen Parkmöglichkeiten sowie ein separater Fahrradkeller in der Tiefgarage stehen für Sie zur Verfügung.

Regelmäßige Mitarbeiterevents:

Bei uns gibt es immer wieder Gelegenheiten, gemeinsame Erfolge zu feiern, wie zum Beispiel im Rahmen von jährlichen Sommer- und Winterfesten, auf Team-Events oder einfach mal so zum Afterwork-Treff.

Top Lage:

Unser attraktiver Standort in Heidelberg mit direkter Anbindung an die Autobahn, ÖPNV und den Heidelberger Hauptbahnhof ermöglicht Ihnen eine schnellere sowie unkomplizierte Anreise.

Corporate Benefits:

Durch unseren kostenfreien Zugang zu unserer firmeneigenen Corporate Benefits Plattform können wir eine Vielzahl an Rabattierungen und über 800 Marken für unsere Mitarbeiter in den verschiedensten Kategorien, wie z.B. Kultur, Mode, Lebensmittel, Auto, Finanzen u.v.m. anbieten.